○和水町住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱要綱

平成19年11月7日

訓令第16号

(目的)

第1条 この要綱は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)第11条及び第11条の2の規定に基づく住民基本台帳の一部の写しの閲覧(以下「閲覧」という。)に関する事務の取り扱いの基準を定めることにより、町民の基本的人権及びプライバシーの保護を図るとともに、事務の適切かつ円滑な処理を図ることを目的とする。

(閲覧に供するもの)

第2条 閲覧に供するものは、法第11条第1項及び住民基本台帳法施行令(昭和42年政令第292号)第14条の規定に基づいて作成する住民基本台帳の一部の写しである閲覧名簿(以下「閲覧簿」という。)とする。

2 前項の閲覧簿には、次に掲げる事項を記載するものとする。

(1) 住所

(2) 氏名

(3) 性別

(4) 生年月日

3 閲覧簿は、毎年1月及び7月に改製するものとする。ただし、町長が必要と認めるときは、臨時に改製し、又は修正することができる。

4 閲覧簿は、住民環境課において保管するものとする。

(閲覧日時の予約)

第3条 閲覧を請求又は申出しようとする者(以下「申請者」という。)は、来庁又は電話等により、閲覧請求又は申出(以下「閲覧申請」という。)する旨を明らかにし、閲覧日時を予約するものとする。

(閲覧申請)

第4条 申請者は、次の書類をあらかじめ町長に提出しなければならない。

(1) 申請者が個人にあっては、住民基本台帳閲覧申出書(様式第1号)及び誓約書兼公開請求同意書(様式第2号)また、閲覧の目的を証する書類(申請者が実施する調査の内容を明らかにする書類など)を申出書に添付しなければならない。

(2) 申請者が法人にあっては、前号に加え、その名称、代表者の氏名及び主たる事務所の所在地を明らかにさせる書類として法人の登記事項証明書又は事業所概要等を申出書に添付しなければならない。

(3) 国又は地方公共団体などの職員が職務上閲覧請求をするときにあっては、住民基本台帳の一部の写しの閲覧請求書(様式第3号)ただし、犯罪捜査に関するものその他特別の事情により請求事由を明らかにすることが困難な場合は様式第4号による。

(閲覧申請の内容確認等)

第5条 町長は、前条の規定による閲覧申請の内容について必要がある場合は、申請者に対して説明を求め、当該申請内容について確認するものとする。

2 法第11条の2第1項第3号の町長が定めるものとは、町長が特別の事情と認める場合に限る。

(閲覧申請の制限)

第6条 町長は、閲覧申請があった場合において、次の各号のいずれかに該当するときは、当該閲覧申請に応じないものとする。

(1) 公益性がないと判断されるとき。

(2) プライバシーの侵害につながるおそれがあるとき。

(3) 差別的事象につながるおそれがあるとき。

(4) 閲覧した事項を不当な目的に使用するおそれがあるとき。

(5) 閲覧申請の目的及び理由が社会通念上、相当と認められる必要性又は合理性がないとき。

(6) 手数料を納付しないとき。

(7) 執務に支障があると認められるとき。

(8) 天災等により閲覧簿が亡失又はき損したとき。

(9) 申請者が職員の指示に従わないとき。

(10) その他閲覧申請に応じないことについて相当な理由があるとき。

(閲覧日等)

第7条 閲覧日は原則として、和水町の休日を定める条例第1条第1項に定める休日を除く、町長が指定する日の執務時間中とする。

(身分証明書等の提示)

第8条 町長は、閲覧を行う者(以下「閲覧者」という。)に対し、身分証明書等の提示を求め、その者が本人であることの確認を行うものとする。

(閲覧場所)

第9条 閲覧は、町長が指定した場所において行う。

2 閲覧簿の転記方法は、鉛筆(シャープペンシルを含む。)による筆写のみとし、パーソナルコンピュータ、写真機、複写機及び録音機等による記録は認めないものとする。

(閲覧者の遵守事項)

第10条 閲覧者は、次の事項を遵守しなければならない。

(1) 閲覧簿を閲覧席以外に持ち出さないこと。

(2) 閲覧簿を抜き取り、破損し、又は加筆しないこと。

(3) 閲覧中、携帯電話等で外部と連絡しないこと。

(4) 町職員の指示に従うこと。

2 町長は、閲覧者が誓約書兼開示請求同意書又は前項の規定に違反したときは、直ちに閲覧を中止させ、閲覧者が筆写により作成した書類(以下「転記書類」という。)を回収するものとする。

(閲覧後の確認)

第11条 町長は、閲覧が終了したとき(1回の閲覧が複数日に及ぶ場合は、1日の閲覧が終了したとき。)は、転記書類についてその内容を審査しなければならない。

2 町長は、前項の審査の結果転記書類に閲覧申請書類の請求範囲から逸脱する箇所があるときは、当該箇所を抹消させるものとする。

3 町長は、転記書類を複写し閲覧申請書類とともに保管する。

(勧告及び命令)

第12条 町長は、法第11条の2第8項から第10項までの規定により、必要な場合、申出者又は違反行為をした者に対し勧告若しくは命令を行うことができる。

(報告徴収)

第13条 町長は、法第11条の2第11項の規定により、閲覧事項の適切な管理がなされていないおそれがあるとき、目的外利用若しくは第三者提供がなされているおそれがあるとき、勧告を行う前において現状を確認するとき、勧告に従ったかどうかを確認する必要があるとき又は命令を行う前において現状を確認する必要があるときなどにおいては、申出者に対し、必要な報告を求めることができる。

2 申出者は、前項の報告を求められたときは、速やかにこれに応じるものとする。

(電話等による照会)

第14条 電話等による住民基本台帳の記録事項に関する照会には応じないものとする。ただし、国又は地方公共団体の職員から職務上急を要する照会については、この限りではない。

(閲覧状況の公表)

第15条 町長は、法第11条第3項及び法第11条の2第12項の規定に基づき、毎年11月に閲覧状況(犯罪捜査等のための請求に係るものを除く。)を公表するものとする。

(補則)

第16条 この要綱に定めるもののほか、必要な事項は、町長が別に定める。

(施行期日)

この要綱は、平成19年12月1日から施行する。

(平成22年訓令第20号)

1 この要綱は、平成22年8月1日から施行する。

(令和5年訓令第18号)

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

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和水町住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱要綱

平成19年11月7日 訓令第16号

(令和5年4月1日施行)