○和水町磁気ディスク装置による除籍及び改製原の取扱要領
平成18年3月1日
訓令第20号
(目的)
第1条 この要領は、戸籍情報システムに係る磁気ディスク装置の適正な運営及び管理を図ることを目的とする。
(記録簿)
第2条 見出し検索システム及び磁気ディスク装置に記録するデータは、次に掲げるものとする。
(1) 除籍及び改製原戸籍の見出データ(磁気ディスクに記録)
(2) 除籍簿(磁気ディスクに記録)
(3) 改製原戸籍簿(磁気ディスクに記録)
(記録簿の保護)
第3条 データ保護のためバックアップ用各磁気ディスク盤に、最初のデータ記録日を作成期日として記録する。
(機密保護及び管理)
第4条 基本的人権を尊重し、個人情報を保護するため、次に規定するところにより適切なデータ保護を行うものとする。
(1) 磁気ディスクの入出力操作に際しては、パスワードを使用し、部外者による使用を不能とする。
(2) パスワードは、戸籍データ保護管理者が管理し、そのコードは、秘密にする。
(3) 記録済みの磁気ディスク装置は、電算室からの持ち出しを禁止するとともに、保管庫内に厳重に保管する。
(入力操作担当者)
第5条 入力操作は、戸籍情報システムの取扱職員が行うものとする。ただし、当初の大量入力については、委託入力する。
2 除籍及び改製原戸籍(以下「除籍等」という。)に訂正の必要が生じた場合、磁気ディスクの記録の入替えは、原本を訂正する職員が同時に行うものとする。
(検索項目の設定)
第6条 検索項目として設定し、記録時に入力する項目は、次に掲げるものとする。
(1) 除籍・改製原戸籍見出し検索システム
ア 筆頭者又は戸主の氏名
イ 本籍地名
ウ 前筆頭者又は前戸主名
エ 構成員
オ 区分
カ 除籍年及び改製年
キ 登録番号
(入力方法)
第7条 前条の項目を次の手順により入力する。
(1) パスワードにより、操作不能状態を解く。
(2) 原本をスキャナー(読み取り装置)にかける。
(3) 内容をディスプレイ画面で確認する。
(4) 前条に掲げる項目について次のとおり入力する。
ア 除籍・改製原戸籍検索システム
(ア) 筆頭者又は戸主の氏名は、漢字入力
(イ) 本籍地は、コード番号入力
(ウ) 本籍地番は、数字入力
(エ) 前筆頭者又は前戸主は、漢字入力
(オ) 構成員は、漢字入力
(カ) 区分は、コード番号入力
(キ) 除籍年及び改製年は、数字入力
(ク) 登録番号は、数字入力
(5) スキャナーを作動させ、当該除籍等の記載者全員を読み取り、磁気ディスクに記載する。掛紙がある場合については、掛紙を上げた状態と下げた状態の両方を記録する。
(6) 除籍等に訂正の必要が生じた場合は、当該除籍をディスプレイ画面に呼び出し、確認の上、訂正済原本(マイクロフィルムが原本の場合は、磁気ディスク装置から再生した仮原本に訂正をする。)をスキャナーにかけ、同一コードの訂正版として磁気ディスクに記載することにより、訂正後の状態を更新させる。
(7) バックアップ用光ディスクは、マスターディスクから複写した期日を記録する。
(原本の保管)
第8条 磁気ディスクに記載済みの除籍等の原本は、所定の事務手続により保管する。
(謄抄本の出力)
第9条 除籍等に係る謄抄本請求があった場合は、見出し検索システムのキーボード操作により検索を行い、当該除籍等を出力するが、その操作は、次に掲げる手順により行う。
(1) 戸籍情報システムのメニュー画面で索引処理を選択し、パスワード入力を行い画面ロックを解除する。
(2) 索引対象者の氏名、本籍地等を入力して検索を行う。
(3) 該当除籍等をディスプレイ画面で確認し、プリンターより出力する。
(電源設備)
第10条 他の電気機器と競合使用による電圧低下に起因する誤作動等を防止するため、見出し検索システムに連動した磁気ディスク装置専用の電源回路及びコンセントを設置する。
(補則)
第11条 磁気ディスク装置によるデータ管理については、この要領に定めるもののほか、和水町戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程(平成18年和水町訓令第14号)による。
附則
この要領は、平成18年3月1日から施行する。