○和水町職員の心構え規程
平成25年1月15日
訓令第1号
(目的)
第1条 この規程は、和水町の行政事務に携わる職員としての自覚並びに各職階級における職責及び最低限行うべき職務の明確化並びに職員一人ひとりの行政事務に対する意識改革を促進することを目的とする。
(1) 課長 組織規則で定める課長その他課長相当の職にある者をいう。
(2) 審議員 組織規則で定める審議員その他審議員相当の職にある者をいう。
(3) 室長 組織規則で定める室長をいう。
(4) 課長補佐 組織規則で定める課長補佐その他課長補佐相当の職にある者をいう。
(5) 係長 組織規則で定める係長その他係長相当の職にある者をいう。
(6) 参事 組織規則で定める参事その他参事相当の職にある者をいう。
(7) 主事 組織規則で定める主事その他主事相当の職にある者をいう。
(9) 財務規則 和水町財務規則(平成18年和水町規則第35号)をいう。
(職責における基本的事項)
第3条 和水町職員(以下「職員」という。)の職責における基本的事項は、次のとおりとする。
(1) 組織規則により事務の専決又は担当を任された者は、その事務に責任を持ち、事務を行う目的、理由、要旨、効果等をよく理解し事務に当たること。
特に、文書の合議時において、起案者にあっては合議先で明確な回答を得られるだろうという安易な考え方及び決裁権を他に委ねることを払拭し、合議を受ける者にあってはその起案者の方針に同意した場合は、その事項について責任を持ち、いつでもそのことに対応できるようにしなければならない。
(2) 組織規則により経費の支出負担行為の専決を任された者は、その事務に責任を持ち、財務規則に基づき適正な支出事務を行うこと。
(3) 事務を行う場合は、組織の一員としての自覚を持ち、方針をよく理解し、忠実であるとともに、常に周りとの連絡協調を図り、円滑で適正な事務処理を行うこと。
特に、事務に無駄のないよう効率化に努めること。
(4) あらゆる事項に対し報告し、及び進言し、並びに上司の意図を理解し、誠実にその事項に取り組むこと。
(5) 自己啓発に取り組み、自ら工夫して自分の能力開発に努めること。
(6) 職員一人ひとりが事務に対して改善の心を持ち、改善の知識を深め、その推進を図ること。
(7) 自分の職場環境においては、町民、上司、先輩、部下、後輩、関係機関、同僚(他部門含む。)など、人との関わりを多く持ち、情報収集及び整理に努めること。
(8) 自分の仕事に誇りと情熱と愛情とを持つとともに、職場において目標の共有化を図ること。
(9) 仕事を選ばず、やる気、根気そして元気の精神で事務に当たるとともに、職場内の士気を互いに高め合うこと。
(職員の職責)
第4条 職員の職責は、次のとおりとする。ただし、この条に規定する職責は、各役職における最低限の職責である。なお、行政事務の迅速、確実及び丁寧な執行に当たり、あらゆる角度から切磋琢磨し取り組むものとする。
(1) 課長
組織規則上での課長の職責は、「上司の命を受け、課の事務を掌理し、その事務を処理するために所属の職員を指揮監督する。」とある。
課長は、まちづくり総合計画に示された基本方針及び基本計画並びに町長の施政方針を正確に理解し、その処理方針及び目標を定め、その方針及び目標に沿って所掌事務を適切に効率よく実施するための計画を立てることが、その職責である。したがって、課長は、まちづくり総合計画と町長の意図する方針とを理解した上で、処理方針及び目標を定め、計画を立て、その計画の実施に当たり適切に処理するよう部下に方針、目標、計画概要、実施方法等を正確に指示しなければならない。
また、課長は、課に属する各係の総括責任者として、所属職員を指揮監督する立場にあり、計画した業務の円滑な実施及び成功のために、常に部下の行う業務の進行管理をし、状況によって修正、助言等の指導をしなければならない。
ア 計画の策定
方針及び目標に沿って所管事務を円滑かつ適正に処理しなければならない。
そのためには、方針を理解し、課長としての職責を自覚し、責任と良識を持った上で事務執行の計画を立てなければならない。
イ 課内の業務調整
課内各係の業務において、多大な時間を要すると思われる業務に対し、他係の応援により効率的に業務ができるものについて、課長権限で他係の職員を業務に従事させるなど、課内の業務の円滑化のために業務を調整することが、課長の職責である。
ウ 課内業務の管理及び監督
係ごとに分担した事務を、その係が適正に処理しているか、誤った方向に進んでいないか、忘れていないかなど業務の進捗状況を確認しなければならない。
また、これと同時に計画等に変更が生じたときは、係に速やかに連絡しなければならない。
エ 上司との連携
議会対応に代表されるように、課長は、常に所属課係の事務を理解していなければならない。このため、課長は、課内の事務を掌握するとともに、上司への報告、打診及び確認に努め、その万全を図らなければならない。
(2) 審議員
組織規則上での審議員の職責は、「上司の命を受け、課の重要な事項を処理する。」とあり、特定の業務を分掌し、専門的に行う職として配置している。また、審議員は、課長に次ぐ役付職員であることから、課長を補佐し、課長に事故があるときは、課長の職務を代理するものとする。
ア 計画の策定
審議員に与えられた特定の業務について、その目標及び方針に沿った計画の策定並びに業務処理を行わなければならない。
また、計画の策定に当たっては、上司の意図する基本方針と合致するよう目的及び方針を確認し、適切に処理するよう努めなければならない。
イ 上司との連携
特定の業務を専任して行う審議員は、計画の策定及び実務の処理に当たっては、上司との検討及び調整を密にし、定められた方針に沿って処理しなければならない。
(3) 課長補佐
組織規則上での課長補佐の職責は、「上司の命を受け、課長を補佐するとともに、課長に事故があるときは、課長の職務を代理する。」とあり、課長補佐は、上司の意図する所管事務の方針に沿った事務が遂行されるように、的確に部下に指示し、課長を補佐するとともに、課長に事故があるときは、課長の職務を代理しなければならない。ただし、審議員を置く課にあっては、課長及び審議員を補佐するものとする。
ア 課長の補佐
方針及び目標の定めに沿って、所管事務を円滑かつ適正に処理するために、課長及び審議員を補佐しなければならない。
イ 審査
起案文書の審査は、課長及び審議員の決裁に送付する審査の最終段階である。特に、その目的が方針に沿ったものであるのかを審査することは、当然である。また、文章の表現方法や誤字脱字なども審査し、完全なものとして課長又は審議員に送付しなければならない。起案は、部下が行ったものではあるが、自分が起案したつもりで責任を持って審査する必要がある。
(4) 係長
組織規則上での係長の職責は、「上司の命を受け、係の事務を掌理し、その事務を処理するために所属の職員を指揮監督する。」とあり、係長は、上司の意図する所管業務の方針に沿った事務の遂行とともに、それを的確に部下に指示誘導し、効率的かつ正確に事務を処理させなければならない。
また、実務上上司の命によらず発生した諸般の事務に対して、上司との連携を取り、方針の決定を促したり、時には上司の方針、計画等に対し意見を述べるなど、係内業務の総括責任者の立場にある。
更には、部下の仕事以外の部分で、公務員としての自覚をさせるための指導や係員の悩みに対する相談、係内職場の環境整理などコミュニケーションの醸成に努めることも係長の職責である。
ア 事務処理
上司の命により指示のあった事項について、その方針及び計画に基づき事務を処理する。
イ 事務分担の決定
所管する分掌事務を、その係の規模や部下の経験などを考慮して事務分担を決定する。この際、従来からこうだからと安易に担当者を決めることなく、係長の責任ある判断で決めるとともに、部下の意向に配慮した分担に努めるものとする。
ウ 分担事務の管理及び監督
係員ごとに分担した事務を、係員が適正に処理しているか、誤った方向に進んでいないか、忘れてはいないかなど進捗状況を確認しなければならない。
係内会議の開催は、こうしたものの確認とともにコミュニケーションの増幅や担当者ごとにそれを発表させることによって、以後の経験にもなり効果的である。
また、係員の担当する業務の中で対応しきれなくなった業務について指導助言し、又は補佐するなどして係内業務の処理に努めなければならない。
エ 上司との連携
分掌事務において、上司の方針と部下の方針とが違っていては、事務を円滑に行うことはできず、また、上司の命で指示のあった事項であってもその後の情勢によっては、方向が変わってくる場合もあるため、係長は、常に上司との連携を密にし、分掌事務において適切に処理できるよう掌握しておくとともに、部下の行っている事務の経過を上司に報告しなければならない。
オ 審査
部下の起案した文書を審査する際は、その目的が方針に沿って成り立っているかを審査するのは当然だが、文章の表現方法、誤字脱字等も審査しなければならない。起案は、部下が行ったものでも、それを指示したのは、上司の係長であり、係長が起案したつもりで責任を持ち審査することが必要である。仮にも上司から指摘を受けることのないように、注意を払って審査しなければならない。
カ 他係等との連携
行政事務を執行する上で、他係等との連携は、必要不可欠であり、また、自分の係だけで仕事をするには限界がある。
行政事務において、その目標は、常に町民福祉の向上が求められるため、同じ目標に向かって事務を処理する職員として、係を超えて協力しあい、効率良く事務に取り組まなければならない。
キ 目標及び課題の達成
係長には、上司から指示された課題や係内で起きた難題や目標を達成させる責任がある。
特に部下が処理するに当たり、限界の生じた部分の処理や部下が働きやすい環境づくりは、係長が率先して行わなければならない。
ク 仕事の管理
従来の傾向として、仕事の進め方は、前例踏襲によって処理されてきたところが見受けられる。これでは何も前に進んでいかず、改善もされないばかりか、責任をもそれに転嫁するおそれがある。
係長は、こうしたことに対して常に管理と改善の心を持ち事務を処理しなければならない。
ケ 係長としてのリーダーシップの発揮
係内を総括するには、リーダーシップを発揮しなければならない。
リーダーシップを醸成するためには、分掌事務に対する方向付けや部下の能力を伸ばす指導力等が必要とされ、これらを自己啓発することによって構築しなければならない。
(5) 参事
組織規則上での参事の職責は、「上司の命を受け、係長の職務を補佐し、担当事務を処理する。」とある。
ア 事務処理
上司の命により、指示のあった事項について、その方針及び計画に基づき専門的に事務を処理する。
イ 上司との連携
分掌事務において、上司の方針と部下の方針とが違っていては、事務を円滑に行うことはできず、また、上司の命で指示のあった事項であっても、その後の情勢によっては、方向が変わってくる場合もあるため、参事は常に上司との連携を密にし、分掌事務を適切に処理できるよう掌握しておかなければならない。
ウ 他係等との連携
行政事務を執行する上で、他係等との連携は、必要不可欠であり、また自分の係だけで仕事をするには限界がある。
行政事務において、その目標は、常に町民福祉の向上が求められるため、同じ目標に向かって事務を処理する職員として、協力しあい、効率良く事務に取り組まなければならない。
組織規則上では、特に規定していない事項であるが、事務処理に当たってのマニュアルを作成するなどして文書化し、残しておくことが望ましい。
エ 仕事上の管理
従来の傾向として、仕事の進め方は、前例踏襲によって処理されてきたところが見受けられる。これでは何も前に進んでいかず、改善もされないばかりか、責任をもそれに転嫁するおそれがある。
参事は、こうしたことに対して常に改善の心を持ち、事務を処理しなければならない。
(6) 主事
組織規則上での主事の職責の規定はないが、上司の命を受けて担当事務に従事しなければならない。
ア 事務処理
主事は、上司の命により分担し、又は指示された事務を、その方針に沿って処理しなければならない。また、係長及び参事の補佐役として係の課題、係で起きた課題や目標の達成のために調査、研究等を進め、その解決を図る努力をしなければならない。
なお、定型の事務については、処理マニュアルを作成するなどして、自分が不在の時でも、同僚などが対応できるようにしておくことが望ましい。
イ 新知識習得の努力
現状(知識、技能、態度など)を省察し、目標を設定するなどして、自ら能力開発及び学習に努めなければならない。
(留意事項)
第5条 職務の遂行に当たり、職員は、次の事項に留意し、努力しなければならない。
(1) 役付職員
ア 役付職員は、組織管理、業務管理、人事管理など業務全般の進行を把握し、業務のスムーズな進行に心掛けること。
イ 職場内の人間関係を監督しながら部下の育成、更にはコミュニケーションを図るよう努めること。
ウ 倫理意識の確保、不祥事防止等の観点から、部下の業務に対する姿勢や生活態度に気を配ること。
エ 上司は、部下の鏡であることを意識しながら、率先垂範を旨として、部下に手本を示すこと。
(2) 上司の補佐
ア 仕事について、いつでも上司の質問に答えられるようにすること。
イ 仕事について、責任を持つこと。
ウ 上司の職務を代行できる能力を養っておくこと。
(3) 横との連絡及び協調
ア 同僚や関係部署の職員の立場を理解し、尊重すること。
イ 積極的に人間関係を良くするように努めること。
ウ 上司や同僚への報告、連絡及び相談を密にし、意思の疎通と情報の共有とを図ること。
(4) 部下の監督及び育成
ア 部下の育成の意味を十分に理解し、特に職場研修に意欲的であるとともに、必要な研修技術を体得しておくこと。
イ 部下の育成及び研修に当たり、研修等を行った場合は、部下の評価結果を部下自身にフィードバックし、確認させること。
(5) 仕事の改善
ア 改善に当たっては、全体と部分との関係を考慮しながら、大目的を見失わないように考えて改善すること。
イ 改善の効果、影響、利害得失、更には、組織の目的、条件などあらゆる角度から徹底的に検討していくこと。
(6) 仕事の管理
ア 計画 与えられた目標を最も効果的に達成できるように、綿密で実効性のあるものにすること。
イ 割当 計画と人間とを結び付ける重要な過程であり、脱落やなるべく同質なものの重複がないよう配分すること。
ウ 命令 上司の意図に沿って、部下の行動を動機付けるものにすること。
エ 統制 計画と実施状況との食い違いを事前に防止し、早期に適切な処置を取ること。
(7) 効果的なリーダーシップの発揮
ア 目標及び意識の共有化を図ること。
イ 役割意識を明確化すること。
ウ 情報の共有化を図ること。
エ 創意の尊重を図ること。
(8) 職場の活性化のポイント
ア 職場の事務分担が合理的で能率的か
イ 職場の運営方針が適切か
ウ 管理監督が適切か
エ 職員に役割意識が徹底されているか
オ 職員の主体性や積極性が活かされているか
カ 職場間及び職員間の連絡協調が円滑か
(9) 能力開発
ア 社会情勢や新たな行政需要に対応できるように、学習と研さんに努めること。
附則
この規程は、平成25年1月15日から施行する。
附則(平成26年訓令第13号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成27年訓令第22号)
この規程は、平成27年4月1日から施行する。